繼續跟各位分享有關開會相關的經驗，今天分享開會中的會議紀錄，昨天提到的掉進會議輪迴也不需煩惱，除了善用開會中的時間利用之外，將會議中的對話發言決議記錄下來，而這些不奇眼的文字記錄，卻大大影響共識決議及下一步的決策，會議紀錄真有這麼重要嗎？

內部會議紀錄基本架構

通常是weekly meeting，固定形式的會議。

1.會議主題：

算是開會的目的，也是大家要討論的事項。

2.會議地點：

開會的地點通常是某某間會議室。

3.會議方式：

面對面會議、con-call會議或視訊會議等類型。

4.日期時間：

開會的日期時間。

5.參與人員：

與會的所有人員，若不同單元需列出與會人員的單位，若應該要參與的同仁請假也需記錄。

6.會議紀錄者：

紀錄者須寫出以示負責。

7.會議內容

記錄各單位關鍵提問對話或是一些專案上的需求協助等。

8.決議項目

將會議的共識或裁決項目記錄下來

9.決議執行項目

將是決議後所有執行的部分，並列出所對應的負責人員，並填如完成日期，以利下次會議追蹤。

外部會議紀錄基本架構

通常是與其他有合作的BU或外部協力廠商開會，聚焦的部分會跟內部會議有所不同。

- 1~6、8、9 同上

基本上如上方的內部會議架構。

- 各方現況說明

外部會議將著重在各方的對話，譬如：其他合作的BU表示目前人力不足無法如期完成需求，需要再調整人月，或是外包協力廠商表示系統再增加一個功能需再加價多少金額等關鍵對話，都將予以記錄下來。

- 下次會議

約定下一次的會議時間，並追蹤決議執行項目。

會議紀錄並非對話發言流水帳

會議紀錄並沒有甚麼國際標準，只要記錄清楚明確好讓會議參與及結論是有意義的，想必每天應該都會議輪迴吧，而每個會議紀錄將會左右你的下一步計畫，因為都是大家的共識或老闆的裁示決議等，會議上的記錄不是連一些情緒的語助詞或私事討論也記錄在其中，並不是會議上對話發言的流水帳，會議紀錄除了決議項目重要外，決議執行項目須有明確的deadline，以便於下次會議上追蹤進度狀況，讓每次會議都環環相扣。會議紀錄最好在會議後當日寄出給與會同仁包含應參與而請假的同仁，再CC給老闆們周知，建議將會議紀錄用PDF格式儲存格式比較不會跑掉也不會有亂碼發生。